Uppdaterad
Följ upp kontorsstädningen mot det ni har beställt och vid en tidpunkt som går att tolka. En kontroll efter en hel arbetsdag visar inte samma sak som en kontroll direkt efter städningen.
Börja med rätt version av städbeskrivningen. Om ett moment inte ingår ska det diskuteras som en ändrad beställning, inte automatiskt registreras som fel hos leverantören.
Välj kontrollpunkter som går att hitta igen
Ange rum, yta eller utrustning. ”Pentry, bänken vid diskhon” är mer användbart än ”köket dåligt städat”. Beskriv vad du ser och fotografera om det hjälper. Undvik att få med personuppgifter eller känsliga dokument i bilderna.
| Fält i uppföljningen | Exempel på vad du antecknar |
|---|---|
| Plats och tid | Rum, datum och tid i förhållande till senaste städning |
| Avtalat moment | Hänvisning till punkt i beskrivningen |
| Observation | Vad som är missat eller inte motsvarar kriteriet |
| Förklaring att undersöka | Åtkomst, materialbrist, utförande eller behov av annan frekvens |
| Åtgärd | Vad som ska göras, av vem och när |
| Återkontroll | Om rättelsen är genomförd och fungerar |
Detta är ett eget praktiskt protokoll. Om avtalet hänvisar till en särskild kvalitetsstandard behöver kontrollen följa det systemet i stället för att bara använda tabellen som ersättning.
Skilj mellan feltyperna
Ett missat avtalat moment ska rättas enligt er avtalade rutin. Om momentet utförts men lokalen blir smutsig långt före nästa besök kan frekvens eller användning behöva ändras. Om ett rum var låst behöver tillträdet lösas. Samma extra städbesök löser inte alla tre orsaker.
Ta därför med både beställarens och leverantörens observationer. Aff Forum betonar löpande uppföljning från båda parter som en del av fungerande serviceavtal.
Följ återkommande avvikelser
Spara en enkel lista över öppna och avslutade punkter. Om samma brist återkommer, be om en förklaring till orsaken och en ändring som kan följas upp. Det kan gälla otydliga instruktioner, fel material, svår åtkomst eller en omfattning som inte motsvarar lokalens användning.
Kontrollera också beställarens egna uppgifter. Om fria skrivbord var en förutsättning behöver den rutinen fungera innan leverantören bedöms mot den.
Uppdatera avtalsunderlaget vid förändring
När kontoret möbleras om eller fler personer börjar använda lokalen behöver ni se över städbeskrivningen. Dokumentera ändringen och om den påverkar tid eller pris. Behåll historiken så att gamla krav inte blandas med nya.
Avsluta varje genomgång med ansvarig, tidpunkt för rättelse och nästa kontroll. Läs städfrekvens om problemet ligger mellan besöken och städavtal om villkoren för rättelse är oklara.