Uppdaterad
Städavtalet ska beskriva både leveransen och vad som händer när förutsättningarna ändras. Lägg den detaljerade rums- och momentlistan i en daterad bilaga och låt avtalet visa pris, ansvar, tillträde och uppföljning.
Guiden gäller företag som köper kontorsstädning. Den är ett underlag för att läsa och förhandla avtalet, inte en färdig avtalsmall.
Låt omfattningen styra priset
Hänvisa till rätt version av städbeskrivningen och ange vilka periodiska arbeten som ingår. Skriv hur nya ytor eller fler besök ska beställas. Om det finns ett pris för extra timme, kontrollera även minsta debitering och eventuella avgifter.
Aff Forums tjänstebeskrivningar innehåller gränsdragning mellan ansvar och ersättningsmodeller. Den principen är användbar även i ett mindre kontorsavtal: en uppgift ska ha både ansvarig part och begriplig prisgrund.
Tillträde behöver en praktisk rutin
Ange hur nycklar eller passerkort lämnas ut, kvitteras och återlämnas. Bestäm hur larmkoder hanteras och vem som kontaktas om städaren inte kommer in. Skriv också vilka rum som bara får städas när en viss person är närvarande.
Om personalen har dokument på skrivborden behöver ni bestämma vad städaren får flytta och vilka ytor som ska lämnas orörda. Säkerhetsrutinen ska fungera även när en vikarie utför arbetet.
Gå igenom villkoren som märks senare
| Villkor | Fråga att besvara innan avtal |
|---|---|
| Avtalstid | När börjar avtalet och löper det vidare automatiskt? |
| Uppsägning | Hur, till vem och senast när måste uppsägning ske? |
| Prisjustering | Vilken beräkningsgrund och vilket meddelande gäller? |
| Avbokning | Vad händer om kontoret är stängt eller insatsen inte kan utföras? |
| Extra arbete | Vem får beställa och hur bekräftas priset? |
| Brister | Hur rapporteras, rättas och följs de upp? |
| Skada eller förlorad nyckel | Vilken kontakt- och dokumentationsrutin gäller? |
Läs prisbilagan och villkoren tillsammans. ”Ingen bindningstid” säger till exempel inte i sig vilken uppsägningstid som gäller eller hur redan bokade besök debiteras.
Material och utrustning ska vara fördelade
Skriv vem som köper rengöringsmedel, redskap, dammsugare och förbrukningsmaterial. Ange även var de förvaras och hur slut på material rapporteras. Om beställaren ska tillhandahålla något behöver leverantören veta hur ersättning ordnas när utrustningen går sönder.
Miljökrav bör hänvisa till kontrollerbara egenskaper eller en relevant märkning med tydlig omfattning. Formuleringen ”miljövänliga produkter” är svår att följa upp.
Planera en ordnad start och ett ordnat avslut
Gör en gemensam startgenomgång med ansvariga kontaktpersoner. Bestäm första uppföljningen och hur arbetets utförande rapporteras. Vid avslut behöver nycklar, material, åtkomst och kvarvarande beställningar stämmas av.
Använd offertjämförelsen före signering och uppföljningsguiden under avtalstiden.