Uppdaterad
En användbar kontroll av trappstädningen beskriver vad ni såg, var ni såg det och hur lång tid som gått sedan städningen. ”Det är alltid smutsigt” är svårt att utreda. ”Grus på vilplanet mellan våning två och tre, kontrollerat efter dagens städning” går att följa upp.
Bestäm kontrollpunkter tillsammans med leverantören vid avtalsstart. Använd samma punkter när ni sedan bedömer om arbetet motsvarar beställningen.
Kontrollera ett representativt urval
Ta med entré, trappa, ett övre vilplan och hiss om den ingår. Lägg till ett periodiskt moment när det enligt schemat ska vara utfört. Bedöm endast uppgifter som finns i avtalet; en smutsig källare säger inget om trappstädningens kvalitet om källaren aldrig beställts.
Skriv vem som gjorde kontrollen och om leverantören deltog. Vid en större avvikelse är det ofta värdefullt att titta tillsammans innan någon försöker förklara orsaken enbart via mejl.
Ett enkelt avvikelseprotokoll
| Fält | Vad ni antecknar |
|---|---|
| Plats | Port, våningsplan och yta |
| Beställd uppgift | Hänvisning till raden i städbeskrivningen |
| Observation | Konkret resultat, gärna med relevant bild |
| Tid | Kontrolltid och känt städtillfälle |
| Överenskommen åtgärd | Vad leverantören ska undersöka eller rätta |
| Uppföljning | Ansvarig, datum och om ärendet är avslutat |
Detta är ett eget förslag till arbetsmall. Det är inte en certifierad kvalitetsmätning. Aff Forums uppföljningsstöd kan användas för ett mer strukturerat arbete med avtalets leveranser.
Ta reda på vilken typ av brist det är
Ett missat besök behöver hanteras annorlunda än ett utfört besök med bristande resultat. Om ytan blivit smutsig efter besöket kan schemat behöva ändras. Om samma fläck finns kvar trots rengöring kan materialet eller skadan behöva bedömas.
Be leverantören redovisa vad som hänt och föreslå åtgärd. Undvik att lösa varje återkommande problem med en extra betald städning utan att först klargöra om den ursprungliga beställningen har utförts.
Stäng ärendet och följ mönstret
När en brist har rättats, anteckna resultatet. Återkommande fel i samma moment bör tas upp på ett uppföljningsmöte. Det kan behövas tydligare instruktioner, en annan metod, förbättrat tillträde eller ett ändrat schema.
Spara avvikelserna med föreningens avtal. Underlaget blir då användbart både för den nuvarande leverantören och när styrelsen senare ska bedöma om avtalet behöver förändras.