Uppdaterad
Styrelsen behöver hålla ihop beställning, ekonomi och kontakt med de boende när föreningen köper trappstädning. Utse en person som tar emot avvikelser och en ersättare. Låt inte varje boende göra egna tilläggsbeställningar direkt till städpersonalen.
Samla föreningens underlag
Börja med det nuvarande avtalet, fakturorna och de synpunkter som faktiskt kommit in. Är problemet ett missat moment, för långt mellan besöken eller ett rum som aldrig ingick? De tre situationerna kräver olika lösningar.
Gå igenom uppgångarna och fotografera befintliga skador eller fläckar som ni vill diskutera med leverantören. Dokumentera golvmaterial och tidigare behandlingar om uppgifterna finns. Skilj på vad styrelsen vet och vad som behöver undersökas.
Fördela ansvar före avtalsstart
| Uppgift | Beslut för föreningen |
|---|---|
| Extra städning | Vem får beställa och inom vilken budget? |
| Nycklar och taggar | Vem lämnar ut, registrerar och tar tillbaka dem? |
| Information till boende | Vem meddelar schemaändringar och större golvarbeten? |
| Avvikelser | Vem tar emot anmälningar och följer upp rättningen? |
| Tillträde till rum | Vem ser till att förråd eller tvättstuga är tillgängliga? |
Spara ansvarsfördelningen med avtalet. Personnamn kan behöva uppdateras efter en stämma, men rutinen bör fungera även när styrelsen byts.
Informera om vad som ingår
En kort information i föreningens vanliga kanal kan ange städdag, vilka utrymmen som omfattas och vart boende lämnar synpunkter. Undvik löften om ständig renhet mellan besöken. Beskriv i stället hur föreningen hanterar spill eller andra händelser som kräver extra hjälp.
Städningen ersätter inte föreningens arbete med brandskydd. MSB:s vägledning för flerbostadshus beskriver varför utrymningsvägar ska hållas fria från hinder och brännbara föremål. Låt städfirman rapportera hinder till föreningens kontaktperson; gör inte bortforsling av boendes egendom till en outtalad del av städuppdraget.
Gör en gemensam startkontroll
Gå med leverantören genom en uppgång och stäm av momentlistan på plats. Visa städutrymme, vatten och tillträdesvägar. Bestäm när ni följer upp första perioden och hur eventuella ändringar av omfattning ska prissättas.
Aff Forum betonar uppföljning som en del av avtalsarbetet. En daterad notering med plats, avvikelse, ansvarig och uppföljningsdatum hjälper nästa styrelse att se vad som är löst. Fortsätt med kvalitetsuppföljningen och spara protokollet tillsammans med avtalet.