Uppdaterad
En städbeskrivning ska göra det möjligt att prissätta, utföra och kontrollera samma uppdrag. Skriv därför en rad per utrymme och moment. ”Alla gemensamma ytor” är svårt att använda när leverantören och föreningen har olika bild av vilka rum det betyder.
Märk upp fastighetens delar
Börja med port eller byggnad, våningsplan och rumsnamn. Använd beteckningar som finns på plats. Om två källargångar bara nås genom olika dörrar behöver de framgå var för sig, liksom vilka nycklar som krävs.
Skriv sedan vad som ska göras och vid vilka tillfällen. Aff Forums tjänstebeskrivningar använder bland annat åtgärder med tidpunkt och funktioner med acceptanskriterier. För en mindre förening kan en tydlig tabell räcka som arbetsunderlag, förutsatt att parterna är överens om innehållet.
Exempel att anpassa till ert trapphus
| Del | Beskriv uppgiften | Bestäm vid offert |
|---|---|---|
| Entrégolv och trappa | Rengöring anpassad till angivet golvmaterial | Frekvens och önskat resultat efter besök |
| Ledstänger | Avtorkning av angivna räcken | Vilka plan och om handledare utomhus ingår |
| Portglas | Fläckborttagning respektive full putsning | Intervall för respektive moment |
| Hiss | Golv, spegel och åtkomliga kontaktytor | Avgränsning mot hissentreprenörens arbete |
| Entrématta | Rengöring eller utbyte enligt mattavtal | Vem hanterar och betalar mattservicen |
| Tvättstuga | Namngivna ytor och utrustningsdelar | Separat omfattning och schema |
Tabellen är ett förslag till beställningsunderlag, inte en branschstandard eller en färdig metodanvisning. Lägg till golvens skötselanvisningar och låt leverantören föreslå lämpliga metoder.
Beskriv undantagen lika tydligt
Ange om förråd, garage, soprum, fönster och högt placerade ytor ligger utanför uppdraget. Skriv hur de kan beställas vid behov. Kontrollera särskilt om en offert nämner ett utrymme i sin tjänstebeskrivning men undantar det i prisraden.
Bifoga en rutin för hinder. Om en yta inte är åtkomlig ska det framgå hur leverantören meddelar detta, om ett återbesök kräver beställning och hur kostnaden hanteras.
Använd en daterad version
Datera underlaget innan det går ut till leverantörerna. När ni ändrar ett moment, uppdatera både beskrivning och prisbilaga. Spara den ersatta versionen så att det går att förstå en äldre faktura eller avvikelse.
Vid startmötet går ni igenom dokumentet på plats. Markera sådant som fortfarande är oklart och sätt en ansvarig på varje fråga. Därefter kan samma dokument användas vid jämförelse av offerter och löpande uppföljning.