Uppdaterad
Ett kontorsavtal i Göteborg ska beskriva vad som ska vara rent när medarbetarna kommer till arbetet. Börja med de ytor som används mest och hur beläggningen varierar. Ett tomt arbetsrum och ett välbesökt mötesrum behöver inte samma insats bara för att de är lika stora.
Beställ ett rumsbaserat schema
Dela upp lokalen i arbetsplatser, mötesrum, kök, toaletter och entré. Ange golvmaterial och vilka ytor som ska hållas fria för städning. Om skrivbord bara torkas när de är undanplockade behöver ni bestämma hur den rutinen förankras internt.
Be leverantören skilja mellan återkommande moment och sådant som beställs mer sällan, exempelvis höga ytor, fönster och golvvård. Ange om förbrukningsmaterial ingår eller fylls på från ert eget lager. Då kan månadskostnaden kopplas till en faktisk leverans.
Gör sorteringen till en del av introduktionen
Göteborgs Stad har vägledning om sortering av verksamheters avfall, bland annat kontorspapper och förpackningar. Visa städpersonalen vilka behållare som används och vart varje fraktion ska lämnas. Märkning vid arbetsplatsen behöver stämma med märkningen i avfallsrummet.
Sekretesspapper och kasserad elektronik kräver en avgränsad rutin. Skriv om städfirman bara rapporterar fulla behållare eller också har ett särskilt uppdrag att hantera dem. Låt inte en ospecificerad bortforsling bli en del av vanlig papperskorgstömning.
Tillträde och ersättare
Bestäm vilka tider som fungerar med arbete, möten och larm. Ange hur passerkort lämnas ut och återlämnas och vilka rum som är undantagna. Leverantören bör kunna beskriva hur ersättare får samma instruktioner utan att ni behöver börja om varje gång.
Följ upp de första veckorna mot rumslistan. Om schemat behöver ändras, skriv vilket moment som tillkommer eller försvinner och hur priset påverkas. Dokumentera återkommande brister med plats och tid så att leverantören kan åtgärda rätt sak.
I kostnadsguiden för kontorsstädning finns hjälp att jämföra omfattning, frekvens och tillägg. Använd upphandlingsguiden för avtalsfrågorna.