Uppdaterad
När en BRF, fastighetsägare eller ett företag köper återkommande tjänster behöver underlaget fungera även efter att avtalet är skrivet. Det ska gå att se vad leverantören ska göra, var, hur ofta och hur ni avgör om leveransen håller avtalad nivå.
Den här guiden gäller privata beställningar. Den beskriver inte reglerna för offentlig upphandling.
Börja med objekten som ska skötas
Gör en förteckning över adresser, byggnader och utrymmen. För städning kan den innehålla golvyta, golvmaterial, antal trappor, hissar, entréer och toaletter. Markera utrymmen som inte ska ingå och vem som ansvarar för tillträde.
Skicka en gemensam version till leverantörerna och ge dem möjlighet att ställa frågor. Om ett platsbesök visar att uppgifterna behöver ändras, för in ändringen i underlaget som alla räknar på.
Välj hur kravet ska beskrivas
Aff Forum beskriver tjänster med antingen åtgärd och utförandetid eller funktion och acceptanskriterium. Skillnaden hjälper dig att formulera vad du vill köpa: ett visst moment med viss frekvens eller ett överenskommet resultat som ska upprätthållas.
Ett eget exempel är att skilja ”golvet moppas vid varje ordinarie besök” från ett resultatkrav på golvets skick vid en gemensam kontroll. Resultatkravet behöver ange var, när och hur kontrollen görs. Formuleringen ”alltid rent och snyggt” ger ingen fungerande bedömningsgrund.
Red ut gränserna mellan era uppgifter
| Fråga | Beslut som behövs |
|---|---|
| Förbrukningsmaterial | Vem köper, lagrar och fyller på? |
| Nycklar och larm | Vem kvitterar tillträde och hanterar larmhändelser? |
| Extra insatser | Vem får beställa dem och till vilket pris? |
| Avvikelser | Hur rapporteras en missad eller ofullständig insats? |
| Uppföljning | Vilka deltar, vad dokumenteras och när följs rättelse upp? |
| Förändrade ytor | Hur justeras omfattning och ersättning? |
Skriv samma gränser i arbetsbeskrivningen och avtalet. Om leverantören ska göra något endast efter särskild beställning ska det synas även i prisbilagan.
Jämför årskostnad på samma antaganden
Lägg ordinarie besök, periodiska moment, startinsats och kända tillägg i en årsöversikt. Ange momsstatus tydligt. En lägre månadsavgift kan bero på att golvvård eller storstädning faktureras separat.
Gå igenom avtalstid, uppsägning, eventuell prisjustering och hur ändringar beställs. Be om exempel på leverantörens avvikelserapport och föreslå en första uppföljning efter starten. Ett namngivet ansvar på båda sidor gör avtalet lättare att använda när personal byts ut.
För detaljerade tjänstebeskrivningar, läs om kontorsstädning och trappstädning för BRF.