Uppdaterad
För att få ett användbart pris på kontorsstädning i Stockholm behöver du beskriva hur lokalen används under en vanlig vecka. Antalet skrivbord säger mindre än hur många som faktiskt är på plats, vilka dagar mötesrummen är fulla och hur kök och toaletter belastas.
Gå igenom lokalen i arbetsordning
Visa leverantören entré, arbetsplatser, mötesrum, kök, toaletter och förråd. Ange vilka utrymmen som hör till hyresvärdens gemensamma städning. Annars riskerar ni att betala för samma entré eller hisshall i två avtal, eller att ingen tar hand om den.
För ett kontor med ojämn beläggning kan kök och toaletter behöva en annan frekvens än skrivbordsytorna. Be leverantören lämna ett grundschema och ett tydligt alternativ för veckor med högre belastning. Formulera resultatet som ska uppnås, inte bara ett antal timmar.
Sorteringen ska fungera hela vägen
Stockholms stads information om verksamheters förpackningsavfall beskriver utsortering och hur avfallet kan lämnas eller hämtas. Kartlägg er egen väg från papperskorg och kök till avfallsrum. En städrutin fungerar dåligt om personalen sorterar vid skrivbordet men påsarna sedan blandas.
Bestäm vilka behållare städfirman tömmer, vem som beställer hämtning och hur överfulla kärl rapporteras. Förpackningar, sekretesspapper, elektronik och skrymmande inventarier bör inte hamna i samma ospecificerade post som ”sopor”. Skriv vilka flöden som faktiskt ingår i uppdraget.
Tillträde utan onödiga störningar
Planera städningen mot mötestider, larm och fastighetens regler för leveranser. Ange vem som kan hjälpa till när ett passerkort inte fungerar och vilka rum som kräver ledsagning. Bestäm också vad som händer om firman inte kommer in: ska passet bokas om, och på vilka villkor?
Begär en rutin för ersättare så att arbetet inte bygger på att en enda person känner lokalen. Kemikalier och utrustning behöver en överenskommen förvaringsplats; fråga om den ryms inom er hyresyta.
Följ upp efter starten
Gör en gemensam avstämning efter de första städpassen med samma rumslista som i offerten. Dokumentera sådant som behöver ändras och vad det innebär för priset. Jämför kostnader för kontorsstädning utifrån omfattning och moms, och använd upphandlingsguiden för avtalet.